- オンライン演題登録システムについて
オンライン演題登録システムとは
オンライン演題登録のメリット
オンライン演題登録のメニュー
オンライン演題登録システム利用申請の流れ
お問い合わせ - 利用申請
オンライン演題登録システムとは
●オンライン演題登録システムとは
オンライン演題登録システムとは、一般社団法人日本脳神経外科学会（以下、本学会）の会員データ・ベースを利用した独自の演題登録・査読システムです。
Web上での演題登録および査読、また管理機能として登録演題・査読・プログラム作成の一括管理が可能です。
オンライン演題登録システムは、関連学会大会関係者に限り、無料でご利用いただけます。
標準仕様からの変更・機能追加や、演題登録作業の運用委託などの場合には、別途料金が発生しますが、標準仕様にて開催校様で運用する場合には、費用はかかりません。
●オンライン演題登録システムの構成
オンライン演題登録システムは、大きく分けて【オンライン演題登録・修正機能】、【査読機能】、【管理機能】、【発表演題検索機能】となっております。
上記機能は全てインターネット上のシステムであるため、リアルタイムでの演題・査読データ管理が可能であり、演題登録に伴う作業時間の省力化を図れます。
オンライン演題登録のメリット
【登録者のメリット】
- 本学会会員データ・ベースを利用しているため、ご自身の会員番号とパスワードを入力することで、登録者情報が自動入力され、演題登録作業の省略化が可能です。
- 著者検索機能によって、共同著者情報の入力も省力化が可能です。
- 演題登録の途中保存機能により、登録途中でインターネットを終了しても、続きから登録を再開することが可能です。
【査読者のメリット】
- 査読演題（PDF）をインターネット上で確認、また何度でもダウンロードが可能です。そのため、インターネットがあれば、どこからでも査読を行うことが出来ます。
- 査読結果の登録もインターネットで行います。開催校へのメール作成・送信や、郵送等の手続を行う必要はありません。
【管理者のメリット】
- 登録演題管理～査読管理～プログラム作成～抄録集作成に必要なデータ出力(CSV、PDF)まで、全ての作業を管理機能から行うことが出来ます。
- 査読の自動割り当て機能を有しています。登録された演題数に限らず、1演題当たりの査読者数と、1査読者の割り当て上限数を選択し、自動で演題割り当てを行えます。
- 査読者への査読依頼メール一括送信機能等により、査読に伴う管理者の作業が省力化できます。
【学術集会参会者のメリット】
- 学術集会の抄録集到着を待たずに、発表演題検索システムで、発表演題の確認が可能です。演者名やセッション名、座長で検索し、発表演題PDFのダウンロードが可能です。
- 特定の演題をセレクトし、お気に入りリストが作れます（マイリスト機能）。リストの演題PDFは、一括ダウンロードも可能です。
オンライン演題登録のメニュー
●標準メニューのご案内
関連学会会員、また関連学会学術集会運営関係者に限り、下記を無料でご利用いただけます。
- システムレンタル
オンライン演題登録、オンライン査読、オンライン管理、オンライン発表演題検索 - 応募演題の発表形式（5つまで），カテゴリA・B（各30個まで）の変更
- 画面文言の変更
- 事前のサーバー設定（オンライン演題登録システム稼動準備）
※著者数は標準で10名まで、所属は1著者につき1所属の登録となります。
●オプションメニューのご案内
システムを動かすための作業費は、すべて無料となります。 また、発表形式やカテゴリの登録、査読者情報の登録など、すべて管理者用画面から、操作マニュアルに基づき、開催校や運営関係者で行うことが可能です。
操作方法が分からない場合には、お電話・メール等でシステム管理委託先：京葉コンピューターサービス(株)が無償で対応致します。
ただし、運用作業代行、登録者・査読者からのお問い合わせ対応などを、有償でシステム管理委託先：京葉コンピューターサービス(株)に委託することができます。
委託する業務内容にもよりますが、目安として、登録演題数50演題5万円程度～となります。詳細見積りを致しますので、委託先へご相談ください。
※演題登録運用作業 3,000円／時間 実績ベースでご清算
①査読前の演題確認作業（重複登録の確認、文字化け確認及び修正）
②査読割当補助作業（個別の割当変更対応、査読進捗管理）
③メール一斉配信代行（査読依頼、採択通知、発表要項通知）
④プログラム作成補助作業（セッション情報の入力補助、演題の割当て）
⑤雑誌作成補助作業（プログラムリスト、索引リスト(index) 作成）
上記以外の業務委託の場合は、内容に併せてシステムご利用終了後に料金をご請求させて頂きます（対応が発生した際に、お見積もり致します）
- 演題登録システムへのお問い合わせ対応（平日10:00～18:00）
3,000円／時間 実績ベースでご清算
①登録者へのサポート（演題募集期間）
②登録者／査読者へのサポート（演題募集締切後～査読準備期間）
③査読者へのサポート（査読期間）
④登録者へのサポート（採否通知後）
⑤登録者へのサポート（発表要項通知後） - 個別対応：標準の入力例とは異なる内容のPDF原稿作成
（例：著者数を標準より増やす、文字数を標準より増やす、など）
1演題あたり 6,000円～12,000円 - 演題登録作業代行：指定演者などからword等で送られた演題の登録代行
1演題あたり 3,000円 - 出張サポート：実際にお伺いしての作業やサポートをご希望の場合
費用については、システム管理委託先へ要相談 - 標準機能にない、システム機能追加
費用については、システム管理委託先へ要相談
オンライン演題登録システム利用申請の流れ
●ご利用要件
本学会認定学会会員、及び本学会認定学会学術集会運営に携わる方
●ご利用の前に
一般社団法人日本脳神経外科学会 演題登録システムのホームページは、すでに大枠はできていますが、開催者側で変更が可能な箇所もあります。
まず下記をご参照ください。日本脳神経外科学会総会の仕様を基にした、デモページ（日本語）です。
※デモなので、入力をしなくても次のページに進みます。
※デモ用データベースを用いているため、入力した内容は直接反映されません。
https://related.jnss.or.jp/jnsKanrenAbstract/endai_demo/registration/user/Login.html
開催者側で変更できる点は、下記になります。
① システム言語：
演題登録ホームページは日本語表記のみか、英語表記のホームページも利用することができます。
※ 英語表記のホームページはパスワード認証がありません。
※ 英語表記を利用される場合には、発表形式・カテゴリの英語データも必要です。
② 想定演題数、想定採択数：
学会の規模によりサーバーの割り当て容量が変わりますので、おおよその予定をお知らせください。
③ 本文文字数：
演題登録システムの標準文字数は840字です。
④ 指定演題の登録：
査読や採択通知が不要な指定演者からの演題登録を受付ける場合には、指定演者用の新規登録/修正ボタンを設置します。
⑤ 演題投稿を会員に限るかどうかの決定：
（ア） 筆頭演者は会員に限る
（イ） 後日非会員に入会の催促をする
（ウ） 非会員もそのまま認める
（エ） 会員以外からの登録は、一切認めない
⑥ シンポジウムやビデオセッションなど、発表形式別のセッションの設計：
デモページでは、5つの発表形式が設定されていますが、変更が可能です。
⑦ A,B系統のカテゴリーツリーの設計：
これは後日、査読者の割振りや、セッションへの割振りなどに使うためのものです。
例として、
（ア） カテゴリーAに手術法、基礎研究、画像診断など横割りの分類
（イ） カテゴリーBに腫瘍、血管障害、てんかんなどの縦割りの分類
などを指定できます。
●ご利用申請からオンライン演題登録システム稼動の流れ
- システムのご利用申請「●ご利用の前に」冒頭のURLよりシステムデモをご参照の上、こちらから利用申請を行ってください。演題登録募集開始の2ヶ月前までに申請されることをお薦めします。※査読システムデモページ、管理システムデモページは、順次公開といたします。
なお、管理システムデモページの試用は申込制とさせていただきます。申込開始まで、お待ちください。利用申請の承認後、改めてご連絡いたします。
なお、承認手続きには約1週間程度のお日にちを要します。 - オンライン演題登録システムの稼動準備システム稼動に必要なサーバーの設定を行います。
画面文言については、申請内容を基に、下記の流れで行います。
画面完成までは、利用承認から約2週間程度※2のお時間を要します。
1) 画面作成（※システム管理委託先の作業です）
2) 仮完成・画面のご確認（実際の画面を申請者にご確認いただきます）
3) 最終修正（※システム管理委託先の作業です）
4) 画面完成※1 画面文言の作成は無料です。
※2 所要日数はあくまで目安となります。実際にはシステム管理委託先から、完成までの所要日数をご連絡いたします。標準機能以外の機能をご要望の場合は、システム完成までの所要日数が大幅に伸びる可能性がございます。
標準機能以外の機能をご検討されている場合は、早めのご申請をお願い申し上げます。 - オンライン演題登録システム稼動開始ご希望の日時に、オンライン演題登録システムを公開します。
お問い合わせ
●お問い合わせ先につきまして
例年、3月～6月は研修会・学会が重なるため、お問い合わせ窓口が大変混み合います。
順番にご案内いたしますので、ご理解いただけますと幸いです。
また、演題登録締め切り間際のご相談・お問い合わせに関しましても、大変混み合うことが予想されます。
誠に恐縮ではございますが、充分な時間の余裕を持ってご連絡をいただけますでしょうか。
よろしくお願い致します。
●オンライン演題登録システムに関するお問い合わせ先
【お問い合わせ先】
京葉コンピューターサービス株式会社 脳神経外科学会担当
〒260-0854 千葉県千葉市中央区長洲1-1-10 KCSビル3階
TEL：043-216-2555 FAX：043-227-6303
E-Mailはこちら
《ヘルプデスク対応の変更について》
新型コロナウィルス感染防止のため、ヘルプデスクでの電話対応を一時縮小させていただきます。
上記期間中のお問合せにつきましては、原則、電子メールでの対応とさせていただきますので、何卒ご理解のほど、よろしくお願い申しあげます。
